Je pro vaši firmu lepší interní, nebo externí vedení mzdové agendy?
Před volbou interního, nebo naopak externího vedení mezd, je potřeba zvážit několik faktorů. Důležitou roli hraje především velikost firmy, míra odbornosti a zastupitelnost. Čím dál víc se také ukazuje, že na efektivitu zpracování mezd má velký vliv úroveň IT dovedností mzdových účetních a hlavně jejich ochota nejmodernější technologie do procesů implementovat. A ač to tak na první pohled nevypadá, vaše firma může díky outsourcingu mezd získat nejrůznější výhody a dosáhnout značné úspory nákladů.
Velikost firmy versus náklady na mzdovou účetní
Na vedení mzdové agendy se mnozí zaměstnavatelé dívají jako na rutinní činnost. Na základě počtu zaměstnanců své firmy se pak rozhodnou pro externí, nebo naopak interní vedení mezd. Malým a středním firmám s několika desítkami zaměstnanců se vlastní mzdová účetní zpravidla nevyplatí. Ale nejen to – neměly by pro ni ani dost práce. Poslední bod řeší firmy často tak, že agendu vedení mezd přidají k agendě své finanční účetní.
To je ale jen zdánlivě výhodné řešení. Hrozí totiž nejen přetížení finanční účetní, ale zároveň je téměř nevyhnutelné, že vedení mezd nebude v centru jejího zájmu. To se může projevit na míře její odbornosti a především na motivaci sledovat vedle legislativních změn ještě i nejnovější trendy v dané oblasti a zavádět nové technologie. Právě tím se totiž odlišuje dobrá mzdová účetní od průměrné. Pokud k tomu připočteme pořízení kvalitního účetního softwaru a nutnost zajistit mzdové účetní průběžné vzdělávání a odborná školení, aby se vyznala ve veškeré související legislativě, může to být pro menší firmu velmi náročné.
V této souvislosti je rovněž dobré mít na paměti, že interní mzdová účetní ručí pouze do 4,5násobku své mzdy. Většina účetních společností disponuje pojistným limitem ve výši jednoho milionu korun, například v LANDMARK HOLDING, a.s. pak pojistný limit na účetní, mzdové, daňové a personální poradenství činí 10 milionů korun.
Nezřídka se také stane, že mzdová účetní onemocní a ve firmě není nikdo další, kdo by mohl mzdy zpracovat. Pro vyplácení mezd v řádném termínu je přitom zastupitelnost klíčová. Jen tak lze předejít eventuálním dalším nepříjemným následkům (souvisejícím například s exekucí) při pozdržení výplaty.
Outsourcing mezd pokryje vaší firmě danou agendu v celé její komplexnosti
Zajistit perfektní znalost legislativy související se mzdovou agendou není jednoduché. Mzdový systém stanovovaný zaměstnavateli v České republice podléhá mnoha zákonům, předpisům, vyhláškám a pravidlům. Bohužel neexistuje samostatná specializovaná právní norma nebo standardy, které by oblast stanovení mzdového systému, výpočtu mezd, odvodů a daní postihovaly. Jedná se tak o souhrn řady právních norem a předpisů. Nadto neexistuje ani žádná pevná metodika, standard či doporučení, jak mzdové systémy stanovovat a jak mzdy metodicky správně a efektivně počítat.
Mzda by měla odpovídat nejen požadavkům firmy a samotného zaměstnance, ale musí splňovat i veškeré zákonné požadavky. A to včetně způsobu jejího matematického výpočtu, zejména s ohledem na stanovování daňových povinností a povinností při dodržování práv zaměstnance vyplývajících ze zákoníku práce. Není příliš divu, že tyto požadavky a náročnost jejich splnění v procesu výpočtu mezd často časově převažují a je na ně kladen větší důraz než na smysluplnost mzdového systému jako takového. Externí vedení mzdové agendy může být způsob, jak si zajistit odborníky s perfektním přehledem, ale zároveň i větší efektivitu.
Digitalizace a automatizace může váznout na lidech mnohem víc, než si myslíte
V současné době se organizace snaží minimalizovat své provozní náklady a kladou důraz na zavádění digitalizace a automatizace. Dochází tak k inovacím, digitalizaci, změnám strategií, často však nedochází ke změně přístupu konkrétních pracovníků. Náročnost plnění všech administrativních a zákonných požadavků totiž leckdy vede k určité rigiditě v přístupu pracovníků mzdových oddělení k novým technologiím a jejich implementaci do procesu zpracování. Ve výsledku tak přetrvávají zastaralé, časové náročné papírové procesy, které sice vedou ke kýženému výsledku, tj. správně spočítané, výsledně zpracované a vyplacené mzdě, ale za cenu vysoké časové náročnosti a na úkor efektivity mzdového systému.
Pracovníky ve mzdovém účetnictví je třeba průběžně a dlouhodobě vzdělávat nejen v oboru mezd, ale i v oblasti informačních technologií. V LANDMARK HOLDING, a.s., jsme identifikovali časově nejnáročnějšími kroky procesu zpracování mezd:
postupné ruční přepisování prémií, osobních ohodnocení a náhrad (home office, cestovní příkazy atp.) do mzdového softwaru,
ruční přepisování nepřítomností (dovolené, lékaři, pracovní neschopnosti),
kontroly výplatních listů zaměstnanců.
Díky úpravě postupů a implementaci vhodných technologií může snadno dojít k časové úspoře až ve výši 70 procent. Jde například o automatické importy složek mezd, docházky a digitalizovaného nástupu či výstupu uchazečů. Vyspělé vedení mzdové agendy zahrnuje také například automatizaci vytváření smluv, používání biometrického podepisování a předzpracování mezd pomocí algoritmů. Společnosti s vyšším počtem zaměstnanců (200 a více) dosáhnou návratnosti optimalizačního projektu dříve než za jeden rok, menším to bude trvat o něco déle. Optimalizace procesu zpracování mezd se však z dlouhodobého pohledu jednoznačně vyplatí.
Jak vám pomůže spolupráce s odborníky, kteří mají přesah do dalších oborů
Vezmeme-li v úvahu náklady na interní mzdovou účetní, její zastupitelnost, odpovědnost, inovativní přístup a nutnost disponovat znalostmi nejen v oblasti mezd, ale také IT a práva, vyplatí se interní účetní jen málokteré firmě (spíše velkým korporacím). Přesto ale existuje možnost, jak může vaše firma dostat servis „all-inclusive“. Poskytne vám ji taková účetní společnost, která pokrývá i jiné obory úzce související s vedením mezd.
Spolupráce s někým, kdo má přehled i mimo striktní rámec svého oboru, je vždy prospěšná. Představte si odborníka na mzdy, který vám fundovaně poradí i v oblasti finančního účetnictví, daní nebo práva. V LANDMARK HOLDING, a.s. všechny tyto odbornosti pokrýváme a na každou oblast máme specializovaný tým. Během spolupráce s námi při vedení mzdového účetnictví se na nás klient může obrátit s jakýmkoli požadavkem či dotazem z uvedených oborů a těžit z toho, že jeho firmu známe a orientujeme se v jeho potřebách.
Externí vedení mezd nemusí pro vaši firmu znamenat žádné výdaje navíc
V LANDMARK HOLDING, a.s. splňujeme vše výše uvedené, spolupráce s námi ale přináší ještě další výhodu, která je na českém trhu zcela unikátní. Vytvořili jsme propracovaný soubor opatření, díky kterým jsme schopni snížit mzdové náklady při zachování výše mezd. Optimalizací mzdových nákladů můžeme vaší firmě výrazně uspořit. Je pak samozřejmě na vás, jak vzniklou úsporu využijete. Možná se rozhodnete zvýšit svým zaměstnancům mzdy anebo uspořené peníze použijete právě na pokrytí externího vedení mzdové agendy. Tímto způsobem lze dosáhnout toho, že outsourcing mezd máte za určitých podmínek v podstatě zdarma.
Podívejte se, jak probíhá spolupráce s námi při vedení mezd.