Co očekáváte od své mzdové účetní?

Na zpracování mezd se mnoho majitelů firem dívá jako na rutinní práci. Takovou, která zkrátka patří k podnikání, podobně jako pronájem kanceláří nebo provoz webových stránek. Je samotné zpracování mezd podle zákona ale opravdu všechno, co dokáže kvalitní účetní zajistit? Podívejme se, jak může dobrá mzdová účetní změnit efektivitu vyplácení mezd i celé firmy.

Zatímco v uplynulých dvou letech řešili majitelé a ředitelé firem v ČR především vysokou inflaci a ceny energií, nyní opět převažuje obava z nedostatku zaměstnanců a růstu mzdových nákladů. Podle aktuálního průzkumu PwC mezi představiteli firem jsou právě toto dvě největší překážky dalšího rozvoje. Situace je tak nutí klást ještě větší důraz na efektivitu, což se týká i zpracování mezd. Rozhodně to totiž není činnost, u které nelze už nic nového vymyslet. Jaké kvality by tedy měla mít dobrá mzdová účetní a jak může zefektivnit provoz vaší firmy? A proč stojí za to, zvážit i možnost externího vedení mezd?

Umí tohle vaše mzdová účetní?

Profese mzdové účetní je propojená s celou řadou dalších oborů. Dotýká se oblasti daní, práva i personalistiky. Dobrá mzdová účetní toho zkrátka musí být schopna obsáhnout mnohem víc, než jen správně vypočítat mzdu, odvody na sociální a zdravotní pojištění nebo daně. Očekává se od ní celkový přehled v související problematice a to, že bude pracovat efektivně. Což v současné době znamená, že bude více než průměrně zdatná v používání moderních technologií. Je totiž třeba přijmout fakt, že dochází ke značnému posunu této práce od trávení času v operativě směrem k vytváření, rozvíjení a udržování mzdových systémů.  

Orientuje se v nejnovějších trendech, pokud jde o účetní software? Umožňuje vašim zaměstnancům používat biometrické podepisování dokumentů? Šetří svůj vlastní čas například zavedením automatizace u vytváření smluv a dobře nastavenými algoritmy na předzpracování mezd? To jsou jen příklady toho, co by měla dobrá mzdová účetní ovládat. Výrazně tím zvýší nejen svou vlastní výkonnost, ale v důsledku i výkonnost celé firmy. Oceníte to zvláště tehdy, pokud ji zaměstnáváte především jako finanční účetní a mzdová agenda je něco, čemu se věnuje pouze jednou za čtyři týdny před výplatním dnem. I v případě externího vedení mezd však hrají počítačové dovednosti vaší účetní významnou roli.

Je vaše účetní dostatečně motivovaná k zavádění novinek?

Pokud jde o prohlubování znalosti mzdového účetnictví, ale i rozvíjení IT dovedností, existuje pak ještě jedna velká neznámá. A tou je motivovanost mzdové účetní k vytvoření skutečně efektivního mzdového systému. Totéž platí, i pokud upřednostňujete outsourcing mezd a tuto agendu vám vede externí mzdová účetní. Jde o velmi žádanou profesi a takto vyškolené osoby o práci zpravidla nemají nouzi. Snadno se proto může stát, že vaše účetní (interní nebo externí) bude chtít dělat vše tak, jak byla po léta zvyklá. A co víc: jako majitelé firem pravděpodobně nemáte danou agendu v malíčku natolik, abyste do detailu věděli, kam se tento obor v poslední době posunul. A to včetně všech možností, které dnes skýtají moderní technologie.

Nejen znalosti, klíčová je i zastupitelnost

Ať už máte vlastní mzdovou účetní, anebo si necháváte mzdy vést externě, v obou případech vyvstává problém zastupitelnosti. Co když vaše interní nebo externí mzdová účetní onemocní? Bude to patrně znamenat pozdržení výplaty mezd. V situaci, kdy je trh práce napjatý, firmy se o kvalifikované pracovníky přetahují a někteří vaši zaměstnanci pravděpodobně splácejí hypotéku, představuje takové zdržení velký problém. Nejenže to může vést k finančním potížím zaměstnanců, ale v opakovaném případě dokonce i k image vaší firmy jako nespolehlivého zaměstnavatele. A to je to poslední, co by si jakýkoli majitel pro svou firmu přál.

V neposlední řadě je zde také požadavek na dostupnost mzdové účetní, pokud jde o konzultace a zodpovídání dotazů. I když třeba vedení mezd tvoří jen malou část její práce, anebo zpracovává mzdy externě, měli by mít zaměstnanci možnost se s ní kdykoli spojit. Je to první člověk, na kterého se obrací s dotazy z oblasti mezd, náhrad, nemocenské a podobně.

Náklady na zpracování mezd při dobrém nastavení procesů výrazně klesají

Lze vůbec dosáhnout kombinace vysoké odbornosti, zastupitelnosti a perfektní znalosti dostupných technologií i trendů? A to vše spojit v osobě či subjektu, který bude schopen a ochoten všechny novinky implementovat do procesů ve vaší firmě – při současné automatizaci a digitalizaci různých kroků? Splní-li se totiž všechny výše uvedené podmínky, je možné dosáhnout u vedení mezd vysoké efektivity a nezanedbatelné úspory. Přičemž úspora se týká nejen nákladů na samotnou mzdovou účetní.

Řešením může být specializovaná účetní společnost, která má dostatek zdrojů, možností a odborníků k tomu, aby dokázala poskytnout nejlepší servis za vysoce konkurenční cenu. Například my svým klientům přinášíme řadu výhod i mimo samotné zpracování mezd. Za všechny jmenujme třeba audit, revizi a nápravu pracovněprávní dokumentace. Tyto služby poskytujeme našim klientům jednou do roka zcela zdarma.  

Podívejte se, jak vypadá spolupráce s námi při externím vedení mzdové agendy.

TIP: Zajímá vás, jak uspořit na nákladech na zaměstnance bez toho, abyste jim museli snížit mzdy? Do určité míry to zvládne dobrá mzdová účetní. Pokud ale chcete uspořit opravdu výrazně, doporučujeme využít náš unikátní soubor opatření, který je jediný na českém trhu. Zjistěte, kolik můžeme ušetřit právě vaší firmě.

Je pro vaši firmu lepší interní, nebo externí vedení mzdové agendy?

Před volbou interního, nebo naopak externího vedení mezd, je potřeba zvážit několik faktorů. Důležitou roli hraje především velikost firmy, míra odbornosti a zastupitelnost. Čím dál víc se také ukazuje, že na efektivitu zpracování mezd má velký vliv úroveň IT dovedností mzdových účetních a hlavně jejich ochota nejmodernější technologie do procesů implementovat. A ač to tak na první pohled nevypadá, vaše firma může díky outsourcingu mezd získat nejrůznější výhody a dosáhnout značné úspory nákladů.

Velikost firmy versus náklady na mzdovou účetní

Na vedení mzdové agendy se mnozí zaměstnavatelé dívají jako na rutinní činnost. Na základě počtu zaměstnanců své firmy se pak rozhodnou pro externí, nebo naopak interní vedení mezd. Malým a středním firmám s několika desítkami zaměstnanců se vlastní mzdová účetní zpravidla nevyplatí. Ale nejen to – neměly by pro ni ani dost práce. Poslední bod řeší firmy často tak, že agendu vedení mezd přidají k agendě své finanční účetní.

To je ale jen zdánlivě výhodné řešení. Hrozí totiž nejen přetížení finanční účetní, ale zároveň je téměř nevyhnutelné, že vedení mezd nebude v centru jejího zájmu. To se může projevit na míře její odbornosti a především na motivaci sledovat vedle legislativních změn ještě i nejnovější trendy v dané oblasti a zavádět nové technologie. Právě tím se totiž odlišuje dobrá mzdová účetní od průměrné. Pokud k tomu připočteme pořízení kvalitního účetního softwaru a nutnost zajistit mzdové účetní průběžné vzdělávání a odborná školení, aby se vyznala ve veškeré související legislativě, může to být pro menší firmu velmi náročné.

V této souvislosti je rovněž dobré mít na paměti, že interní mzdová účetní ručí pouze do 4,5násobku své mzdy. Většina účetních společností disponuje pojistným limitem ve výši jednoho milionu korun, například v LANDMARK HOLDING, a.s. pak pojistný limit na účetní, mzdové, daňové a personální poradenství činí 10 milionů korun.

Nezřídka se také stane, že mzdová účetní onemocní a ve firmě není nikdo další, kdo by mohl mzdy zpracovat. Pro vyplácení mezd v řádném termínu je přitom zastupitelnost klíčová. Jen tak lze předejít eventuálním dalším nepříjemným následkům (souvisejícím například s exekucí) při pozdržení výplaty.

Outsourcing mezd pokryje vaší firmě danou agendu v celé její komplexnosti

Zajistit perfektní znalost legislativy související se mzdovou agendou není jednoduché. Mzdový systém stanovovaný zaměstnavateli v České republice podléhá mnoha zákonům, předpisům, vyhláškám a pravidlům. Bohužel neexistuje samostatná specializovaná právní norma nebo standardy, které by oblast stanovení mzdového systému, výpočtu mezd, odvodů a daní postihovaly. Jedná se tak o souhrn řady právních norem a předpisů. Nadto neexistuje ani žádná pevná metodika, standard či doporučení, jak mzdové systémy stanovovat a jak mzdy metodicky správně a efektivně počítat.

Mzda by měla odpovídat nejen požadavkům firmy a samotného zaměstnance, ale musí splňovat i veškeré zákonné požadavky. A to včetně způsobu jejího matematického výpočtu, zejména s ohledem na stanovování daňových povinností a povinností při dodržování práv zaměstnance vyplývajících ze zákoníku práce. Není příliš divu, že tyto požadavky a náročnost jejich splnění v procesu výpočtu mezd často časově převažují a je na ně kladen větší důraz než na smysluplnost mzdového systému jako takového. Externí vedení mzdové agendy může být způsob, jak si zajistit odborníky s perfektním přehledem, ale zároveň i větší efektivitu.    

Digitalizace a automatizace může váznout na lidech mnohem víc, než si myslíte

V současné době se organizace snaží minimalizovat své provozní náklady a kladou důraz na zavádění digitalizace a automatizace. Dochází tak k inovacím, digitalizaci, změnám strategií, často však nedochází ke změně přístupu konkrétních pracovníků. Náročnost plnění všech administrativních a zákonných požadavků totiž leckdy vede k určité rigiditě v přístupu pracovníků mzdových oddělení k novým technologiím a jejich implementaci do procesu zpracování. Ve výsledku tak přetrvávají zastaralé, časové náročné papírové procesy, které sice vedou ke kýženému výsledku, tj. správně spočítané, výsledně zpracované a vyplacené mzdě, ale za cenu vysoké časové náročnosti a na úkor efektivity mzdového systému.

Pracovníky ve mzdovém účetnictví je třeba průběžně a dlouhodobě vzdělávat nejen v oboru mezd, ale i v oblasti informačních technologií. V LANDMARK HOLDING, a.s., jsme identifikovali časově nejnáročnějšími kroky procesu zpracování mezd:

• postupné ruční přepisování prémií, osobních ohodnocení a náhrad (home office, cestovní příkazy atp.) do mzdového softwaru,

• ruční přepisování nepřítomností (dovolené, lékaři, pracovní neschopnosti),

• kontroly výplatních listů zaměstnanců.

Díky úpravě postupů a implementaci vhodných technologií může snadno dojít k časové úspoře až ve výši 70 procent. Jde například o automatické importy složek mezd, docházky a digitalizovaného nástupu či výstupu uchazečů. Vyspělé vedení mzdové agendy zahrnuje také například automatizaci vytváření smluv, používání biometrického podepisování a předzpracování mezd pomocí algoritmů. Společnosti s vyšším počtem zaměstnanců (200 a více) dosáhnou návratnosti optimalizačního projektu dříve než za jeden rok, menším to bude trvat o něco déle. Optimalizace procesu zpracování mezd se však z dlouhodobého pohledu jednoznačně vyplatí.

Jak vám pomůže spolupráce s odborníky, kteří mají přesah do dalších oborů

Vezmeme-li v úvahu náklady na interní mzdovou účetní, její zastupitelnost, odpovědnost, inovativní přístup a nutnost disponovat znalostmi nejen v oblasti mezd, ale také IT a práva, vyplatí se interní účetní jen málokteré firmě (spíše velkým korporacím). Přesto ale existuje možnost, jak může vaše firma dostat servis „all-inclusive“. Poskytne vám ji taková účetní společnost, která pokrývá i jiné obory úzce související s vedením mezd.

Spolupráce s někým, kdo má přehled i mimo striktní rámec svého oboru, je vždy prospěšná. Představte si odborníka na mzdy, který vám fundovaně poradí i v oblasti finančního účetnictví, daní nebo práva. V LANDMARK HOLDING, a.s. všechny tyto odbornosti pokrýváme a na každou oblast máme specializovaný tým. Během spolupráce s námi při vedení mzdového účetnictví se na nás klient může obrátit s jakýmkoli požadavkem či dotazem z uvedených oborů a těžit z toho, že jeho firmu známe a orientujeme se v jeho potřebách.

Externí vedení mezd nemusí pro vaši firmu znamenat žádné výdaje navíc

V LANDMARK HOLDING, a.s. splňujeme vše výše uvedené, spolupráce s námi ale přináší ještě další výhodu, která je na českém trhu zcela unikátní. Vytvořili jsme propracovaný soubor opatření, díky kterým jsme schopni snížit mzdové náklady při zachování výše mezd. Optimalizací mzdových nákladů můžeme vaší firmě výrazně uspořit. Je pak samozřejmě na vás, jak vzniklou úsporu využijete. Možná se rozhodnete zvýšit svým zaměstnancům mzdy anebo uspořené peníze použijete právě na pokrytí externího vedení mzdové agendy. Tímto způsobem lze dosáhnout toho, že outsourcing mezd máte za určitých podmínek v podstatě zdarma.

Podívejte se, jak probíhá spolupráce s námi při vedení mezd.